Excel基本操作常识办公学习必备学会你就再也不用害怕了

2024-07-10 22

§1Excel概述和创建电子表格

1Excel的特点

1能够同时编辑多个电子表格,直接在电子表格中完成数据输入和输出结果,真正做到“所见即所得”。

2提供的丰富的函数可以对表格数据进行复杂的数学分析和报表统计。

3、具有丰富的绘图功能,可以将图像、文字、表格有机结合。

4、具备从不同角度分析数据、重组数据的能力。

5可以与运行Windows的其他软件共享数据资源。

2启动Excel

开始→程序→MicrosoftExcel

3Excel窗口画面构成

1、标题栏、菜单栏、滚动条、工具栏、状态栏:与Word类似。

2编辑栏:在此编辑单元格内容。最左边是名称框,显示当前活动单元格的地址。名称框右端会出现两个按钮,用于取消或编辑内容。显示最右侧的长条。在单元格中输入或修改的内容。

3工作簿窗口(文档窗口)

1)每个Excel文档称为一个工作簿,一个工作簿由若干个工作表(二维表)组成。

2)每个工作表都有一个标签。标签区域位于工作簿窗口的底部,用于显示工作表的名称。单击这些标签可切换工作表。工作表名称为:sheet1、sheet2、、sheet16。您还可以自己编辑名称(双击标签)。

3)Cell,活动单元:单元是由水平线和垂直线划分的网格,其地址由列号和行号组成。活动单元格是当前选定的单元格,具有粗黑边框。

4)填充手柄:当鼠标悬停在选定单元格右下角的黑色小方块上时,它会变成黑色十字。拖动它即可快速填充。

§2笔记本和工作表

1创建、打开和保存工作簿

1创建工作簿:

1)文件→新建→从对话框中选择工作簿模板→确定

2)单击常用工具栏中的“新建”按钮,创建一个通用的空工作簿。

新Excel工作簿的默认名称是BOOKn。

2、打开工作簿:文件→打开或单击常用工具栏上的“打开”按钮→确定要打开的文件的位置→选择文件→打开

3保存工作簿:

文件→保存或用鼠标单击常用工具栏上的“保存”按钮→确定文件的保存位置→输入文件名→保存

对于命名文档,保存时不会出现对话框。

选择“文件→另存为”以不同的名称保存文档。

2工作表

电子表格显示为平面表格(二维表格)。电子表格由列和行组成,其最基本的单位是单元格。

1翻页和选择工作表:

1)单击工作表标签或按Ctrl键翻页。将选择标签变为白色的工作表。

如果有多个工作表超出显示范围,可以使用作业标签左侧的滚动按钮进行切换。滚动按钮从左到右依次为:第一个工作表、上一个工作表、下一个工作表和最后一个工作表区域。。

2)按住Ctrl键的同时单击标签可选择多个工作表。此时,可以将相同的数据同时输入到所有(选定的)工作表(组)中。

2重命名工作表:

1)双击工作表标签→输入新名称。

2)选择工作表→格式→工作表→重命名→输入新名称。

3)选择工作表→右键单击标签→重命名→输入新名称。

3插入电子表格:

选择工作表→插入→工作表。

新工作表将插入到原始工作表的前面。

4删除电子表格:

选择要删除的工作表→编辑→删除工作表

5移动和复制电子表格:

1)鼠标拖动:将鼠标置于要移动的工作表标签上,按住左键将工作表拖至目标位置。如果在拖动时按住Ctrl键,则会进行复制。

2)菜单命令:(可以在不同工作簿之间移动)

选择要移动(复制)的工作表→编辑→复制并移动工作表→选择目标位置→确定。

如果在对话框中选择“创建副本”,则这是一个副本。

6隐藏工作表:

选择要隐藏的工作表→格式→工作表→隐藏

7显示:

格式→电子表格→查看→选择要再次显示的电子表格→确定

3细胞

1细胞选择:

选定的单元格以反色显示,带有粗黑色边框和填充手柄。

1)选择一个单元格:点击该单元格

2)选择一批连续的单元格(区域):用鼠标拖动。

3)超出屏幕显示范围的区域选择:

单击区域左上角的单元格,使用滚动条移动工作表,按住Shift键,然后单击区域右下角的单元格。

4)选择不连续的单元格:按住Ctrl键的同时单击或拖动。

5)选择一行(列)或多行(列):

单击行(列)标题或将鼠标拖动到标题上。

5)选择所有单元格:单击表格左上角的“全选”框。

2小区地址及姓名:

1)单元格的地址:由单元格的行号和列号决定。

行号以1、2、3……命名,列号以A、B、C……命名,如A1、B5……

2)小区或区域的命名:

选择单元格或区域→单击编辑栏上的名称框→键入名称→按Enter键。

未命名的单元格范围以下列方式表示:

(1)同一列中连续的单元格范围用“顶部单元格:底部单元格”表示。

【示例】:A3:A6代表A3、A4、A5、A6四个单元格。

(2)同一行的连续单元格范围用“最左边单元格:最右边单元格”表示。

【示例】:A7:E7代表5个单元格,包括A7、B7、C7、D7、E7。

(3)包含多行多列的连续单元格区域用“最左边单元格:右下角单元格”表示。

[示例]A1:D4表示A1~A4、B1~B4、C1~C4、D1~D4等16个单元格。

(4)对于位于不同连续区域的小区,可以用上述方法表示各个连续区域,然后用逗号分隔。【示例】A2:B3,A11:B13

(5)不同工作表中的单元格:地址前添加工作表名称

【示例】表2!A6是Sheet2的单元格A6。

3)删除单元格名称:插入→名称→设置→选择名称→删除→关闭

4行高列宽的改变

1、快速更换:

将鼠标移至两行(列)标题栏中间,将光标变成双箭头“”符号,然后拖放到所需的行(列)宽度。如果先选择多行(列),则可以编辑多行。

2精确参数:

选择一些行(列)→格式→行(列)→行高(列宽)→设置行高(列宽)值→确定。

3恢复行高和列宽:

选择一些行(列)→格式→行(列)→最合适的行高(列宽)。

5分割电子表格窗口

如果要同时查看工作表的不同部分(例如标题和后面的内容),可以将工作表窗口拆分为两个或四个窗格。

1要将工作表窗口垂直分成两个窗格,请拖动垂直滚动条顶部的分隔条。

2要将电子表格窗口水平拆分为两个窗格,请将拆分条拖动到水平滚动条的右侧。

3要撤消分割,只需将分隔线向上或滚动条右侧拖动即可。

§3输入数据

1Excel数据类型

Excel可以在单元格中输入不同类型的数据(文本、数值、日期和时间、公式和函数)。Excel会根据不同的输入自动进行判断,你也可以在“格式→单元格”命令中更改选择。

2输入文字:

1选择要在其中输入文本的单元格。

2输入文字。注意:Excel会忽略输入字符的大小写。

3按Enter键或单击编辑框中的“Enter”按钮。如果按Esc键或单击“取消”按钮,您将中止。

3输入数字:

1选择要在其中输入号码的单元格。

2输入号码。

3按Enter键或单击编辑框中的“Enter”按钮。如果按Esc键或单击“取消”按钮,您将中止。

注:1、负数前加负号“-”或将数据括在括号内。

2、分数必须是整数加分数的形式,以免将输入的数字当作日期。例如:1/2应写为01/2。

3如果数字太长而无法在单元格中显示,则单元格将显示为“###”,并且需要增加列宽。

注:1、数字前加“¥”或“$”,显示为货币。

2可以使用科学记数法来表示数字。例如,123,000可以写成123E5。

3数字也可以用百分比表示。喜欢45%

4如果要以文本形式输入数字,可以先输入“'”符号。

【举例】以下数据均为合法的数字输入形式:

2780;1789%;50E2;04/5;76美元;83元

4输入时间和日期

1使用斜杠或连字符“-”以自由格式输入日期,例如:“9/5/95”或“1995-9-5”。

2输入带冒号的时间::。时间通常以24小时格式表示。如果要以12小时格式表示时间,则需要在其后添加A(AM)或P(PM)。天气。A或P与时间之间必须有空格。

3您可以在同一单元格中同时输入时间和日期,但它们之间必须有空格。

4按Ctrl键“;”(分号)输入今天的日期。

5按CtrlShift键“;”(分号)输入时间。

5快速输入数据

1使用填充句柄将现有数据复制到周中在周围细胞中:

鼠标指针指向要将数据复制到的单元格右下角的填充柄(鼠标指针变为十字),按住左键并将光标拖动到单元格上进行填充。

2、如果原始单元格数据是日期、月份等,Excel可以自动按顺序填充。

3、如果相邻单元格中的数据具有一定的顺序关系,也可以通过选择这两个单元格然后填充来生成新的序列。

§4编辑数据和单元格

1编辑数据

1删??除数据

1)仅清除数据:选择要清除数据的单元格,然后按Delete键。

2)清除数据和格式:选择要清除数据的单元格→编辑→清除→全部。

2编辑数据:

1)选择单元格后,直接输入新数据来替换原来的数据。

2)部分修改:

(1)选择所需的单元格。

(2)单击编辑区域中的编辑位置(插入点)或双击要编辑的单元格,进入编辑状态。

(3)使用光标键移动插入点,按退格键删除光标前面的字符,按删除键删除光标后面的字符。您也可以拖动鼠标选择一个字符,然后输入一个新字符来替换它。

3移动和复制数据

1)用鼠标拖动:

选择一个单元格或一系列单元格→将鼠标移动到所选单元格,其指针变为左上箭头,按住左键并拖动到目标位置。

按住Ctrl键的同时拖动即可复制。

2)使用菜单:

选择一个单元格或单元格区域(包括行和列)→“编辑”菜单/右键单击→剪切/复制→将鼠标移动到目标→粘贴。(可以在不同的电子表格之间工作)

2编辑单元格

1删??除单元格:

选择要删除的单元格或范围→编辑→删除→选择“将底部单元格移至顶部”或“将右侧单元格移至左侧”。

2插入单元格:

点击插入位置→插入→单元格→“将活动单元格向右移动”或“将活动单元格移至底部”

3、行列操作

1)插入行和列

选择单元格→插入→行(列)

2)删除行和列

选择某些行(列)→编辑→删除

3)隐藏行和列

选择某些行(列)→格式→行(列)→隐藏

4)显示

格式→行(列)→隐藏

3搜索和替换数据

1资料检索

1)选择“编辑→查找”命令。

2)在“查找”对话框中的“查找”中输入要查找的文字。

3)单击“查找下一个”。

2数据替换

1)选择要替换的数据区域。

2)选择“更改→替换”命令。

3)在“替换”对话框的“查找内容”中输入要替换的文本。在“替换值”中输入新内容。

4)单击“全部替换”。

如果未选择要替换的数据范围,则会替换整个工作表。

§5使用公式和函数

1使用公式

使用公式,您可以对不同单元格中的数据进行加、减、乘、除以及执行其他操作。公式包括一个或多个单元格地址(名称)、数据和运算符

[示例]您可以使用公式:(A1A2A3)来获取单元格A1、A2和A3中存储的三个数据的平均值。

每个公式必须以等号“”开头。

1公式输入

1)直接输入法

(1)单击要输入公式结果的单元格。

(2)输入等号“”。

(3)输入公式,输入的公式出现在编辑栏中。

(4)按Enter键或单击“Enter”按钮。

注意:输入的公式仅在编辑区域中可见,并且仅其结果显示在单元格中。

2)参考单元格输入方法:

(1)单击要输入公式结果的单元格。

(2)输入等号“”。

(3)单击公式中出现的第一个单元格,其地址将出现在公式栏中。

(4)输入运算符。

(5)按照步骤3、4的方法,不断输入单元格地址和运算符,直至公式结束。

(6)按Enter键或单击“Enter”按钮。

2编辑公式

您可以通过双击单元格或在编辑框中编辑它来编辑它,就像编辑数据一样。

3复制公式

您可以像使用自动填充、拖放或编辑菜单复制数据一样复制公式。

4绝对引用和相对引用

当您将公式从一个单元格复制到另一个单元格时,原始公式中引用的单元格地址将更改为相对于新单元格的地址。例如,单元格E3中有一个公式:B3C3D3。当公式复制到单元格E6时,该公式将自动转换为:B6C6D6。这种类型的引用称为相对引用(相对地址)

如果希望公式中的单元格地址在复制时不发生变化,则必须将其替换为绝对引用(地址)。即在地址前面添加“$”符号。例如:B3C3$D$3

2使用函数

Excel有许多预定义的复杂公式供用户使用。这些公式称为函数。

常用字母数字包括SUM()、AVERAGE()等。

该函数由以下三部分组成:

1)等号“”。

2)函数名称。

3)参数:指定函数操作的数据所在单元格的地址,通常以范围的形式,如:A1:H1表示从A1到H1的一行数据。

1使用自动求和

1)单击要在其中输入公式结果的单元格。

2)单击常用工具栏中的“自动求和”,Excel将自动在所选单元格的左侧或上方插入“SUM()”和单元格范围。

3)使用以下方法之一更改单元格范围:

(1)直接在选定的单元格或编辑栏中进行编辑。

(2)将鼠标拖动到正确的单元格范围上。

4)单击编辑栏中的“确定”按钮或Enter键。

2使用函数向导

1)单击要在其中输入公式结果的单元格。

2)单击常用工具栏中的“粘贴函数”或选择命令“插入→函数”。

3)选择要插入功能分类列表的功能类型;从函数名称列表中选择要插入的函数名称。进入功能对话框(因功能而异)。

4)输入范围或单元格值作为参数。您可以直接输入,也可以拖动对话框并选择所需的单元格。

5)单击“完成”按钮。

3函数helper的应用示例

1)平均函数AVERAGE

(1)单击单元格。

(2)点击“粘贴功能”

(3)在“常用功能”中选择AVERAGE功能,然后按“确定”。

(4)拖动对话框打开,用鼠标拖动一个单元格区域,如Number1。如有必要,选择其他区域,例如Number2、Number3

(5)单击“完成”按钮

2)SIN正弦函数

(1)单击单元格。

(2)点击“粘贴功能”

(3)在“常用功能”中选择SIN功能,按“确定”键。

(4)在对话框中输入弧度(或角度*PI()/180)作为数字或选择一个单元格。

(5)单击“完成”按钮

4公式中的引用函数

输入公式时可以调用函数。例如:

A1A2*B1-正弦(C3)

§6工作表的布局

1选择数字格式

1数字格式类型:

Excel中数字的含义不仅仅是数值,还可以表示为百分比、货币、分数、科学记数法、日期、时间等。

选择数字格式类型的一般方法如下:

选择单元格或区域→格式→单元格→数字→从“类别”列表中选择公式类型→从“类型”列表中选择显示形式→确定。

2数字的一般格式:

通用格式不包括任何特定格式。

3数字格式:该格式可选择:

1)小数位数

2)是否使用千位分隔符。

3)负数形式:前面加负号;添加括号;用红色字母表示;

4货币格式:可以选择该格式:

1)小数位数

2)货币符号:¥、$等。

3)否定形式

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