巧用Excel 2010的数据有效性规刚

2024-07-11 21

Excel2010中数据有效性规则的智能使用

Excel工作中由于录入数据时的粗心或者对要求的解读不同,往往导致一些数据录入后不符合要求,无法成为有效数据,无法参与数据计算和分析。如果我们在数据录入之前对单位区域设置适当的“数据有效性”规则,就减少了很多不必要的问题,用规则来限制用户,从而使我们更加专业,树立我们的“权威”。请遵循作者“数据有效性”设置规则。

1“数据有效性”对话框介绍

“数据有效性”对话框由四个选项卡组成:设置、输入信息、错误警告和输入模式模式。

如何启动“数据验证”对话框:选择要设置规则的单元格区域,单击“数据”选项卡的“数据工具”组中的“数据验证”下拉按钮,选择“数据验证”命令在“数据验证”对话框中打开。如下

2在“设置”选项卡上,设置“数据有效性”规则。

有效性条件允许的下拉列表包含不同的数据类型,例如整数、小数、序列、日期、时间、文本长度和自定义选项。

我们以“整数”为例,说明如何设置“数据有效性”规则。

在“启用”下拉列表中,选择“整数”。

在数据下拉列表中选择介于之间。(列表框包括:介于、不介于、等于、不等于、大于、小于、大于等于、小于等于),根据自己的实际需要进行选择。

在最小值编辑框中输入整数的下限值(也可以在工作表上选择)。

在最大值编辑框中输入整数的上限(也可以在工作表上选择)。

3使用“输入信息”选项卡在输入过程中显示信息提示。

选中“选择单元格时显示输入信息”复选框。

在“标题”编辑框中输入提示消息的标题。

在“信息输入”编辑字段中输入您想要请求的信息。如下

4使用“错误警报”选项卡在信息错误时发送错误消息。

选中“输入无效数据时显示错误警告”复选框。

如果输入无效数据且样式选择“停止”(样式包括停止、警告、信息),则会出现以下错误警告

在标题编辑框中输入错误警告的标题。

在“错误消息”编辑框中输入相应警告错误消息的内容。

5例子

以“年龄”字段为例,该字段值的数据有效性要求为0到150之间的整数。“输入信息”和“错误警告”有相应的标题和信息内容。

在“启用”字段中选择“整数”后,必须继续在下拉菜单中选择“数据”。“数据”下拉菜单包括:介于、不介于、等于、不等于、大于、小于、大于或等于、小于或等于。根据您的需要进行选择后,将出现相应的设置要求。例如,在本例中,选择“之间”,则下方出现“最小值”和“最大值”两项。例如,将“数据有效性”设置为年龄字段的值。根据现有人的寿命,最小值为0,最大值为150。

输入信息和错误信息设置如下图所示

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