OFFICE办公系列——工作簿的基本介绍

2024-06-09 25 0

学完本系列,你将成为职场高手!

1新练习册介绍及各领域特点

(1)新建工作簿

所谓工作簿,是指EXCEL中用于粗略存储和处理工作数据的文件。Excel文档是一个工作簿。它是Excel工作区中一个或多个工作表的集合,扩展名为“xls”。当前工作簿的名称显示在标题栏中。默认Excel工作簿名称为“工作簿1”。

1使用EXCEL界面新建工作簿

通常情况下,每次启动Excel2016时,单击EXCEL界面中的“空白工作簿”即可创建一个名为“工作簿1”的空白工作簿。

2使用文件按钮创建新工作簿

在打开的工作簿中,单击“文件”,然后从弹出菜单中选择“新建”。系统会自动在列表框中打开“空白工作簿”选项,或者您也可以创建一个新的空白工作簿。

(二)各区域功能介绍

1快速访问工具栏

快速访问工具栏是一个可自定义的工具栏为了方便用户快速完成功能区选项卡,在此区域中显示一个或多个命令,以减少在功能区上搜索命令的时间提高工作效率

2胶带

功能区位于标题栏下方。默认情况下,它由11个选项卡组成,即文件、开始、插入、页面布局、公式、数据、概述、视图和开发工具。每个选项卡有多个组,每个组有多个命令

3姓名框

名称框显示当前活动对象的名称信息,包括单元格的列标签和符号。名称框还可用于定位单元格或其他类型的对象。在名称框中输入列表和单元格行号以查找相应的单元格。例如:当鼠标单击单元格C3时,将显示名称框C3。如果在名称框中输入C3,则光标将放置在单元格C3中。

4编辑栏

编辑栏用于显示当前单元格的内容或编辑选定的单元格

5工作表区域

工作表区域用于编辑工作表上每一项的内容。一本工作簿可以包含多个工作表。

6状态栏

状态栏用于显示工作表当前的工作状态,包括公式计算的进度、所选区域的平均汇总值、当前的查看模式和宽高比等。

2保护和共享工作簿

(1)保护工作簿

保护工作簿可以保护工作簿中的所有工作表,防止他人随意更改、编辑或恢复损坏的工作簿。方法有很多,比如加密工作簿、保护工作簿结构、自动保存和恢复工作簿等。

1加密工作簿,

假设用户的工作簿数据很重要且高度机密。如果用户不希望工作簿被分发或修改,可以为工作簿指定密码,以防止工作簿的内容被随意公开。加密工作簿的具体步骤如下。

步骤1:打开要加密的工作簿,单击“文件”,在弹出菜单中单击“信息”,然后单击左侧面板中的“保护工作簿”,在弹出窗口中单击“使用密码加密”。从子菜单。

步骤2:在弹出的加密文档对话框中,在密码文本字段中输入文档密码123,然后单击“确定”。

步骤3:出现密码确认对话框后,在重新输入密码文本框中输入密码123,然后单击“确定”。

步骤4。完成上述步骤后,您将在“保护工作簿”按钮右侧看到一条提示,要求输入密码才能打开该工作簿。

步骤5。当您重新打开工作簿时,将出现密码对话框。只有输入正确的密码并单击“确定”后才能打开工作簿。

2保护工作簿的结构

在Excel中构造工作簿后,您可以防止其他用户更改工作簿的结构。对于受结构保护的工作簿,您无法在工作簿中添加或删除工作表。保护工作表的具体步骤如下。

步骤1:打开工作簿,然后单击“审阅”选项卡的“更改”部分中的“保护工作簿”。

第二步:在“保护结构和Windows”弹出窗口中,勾选“结构”框,在“密码”文本框中输入密码123,然后单击“确定”。

步骤3:将出现“确认密码”对话框,在文本框中重新输入密码123,然后单击“确定”。

步骤4、完成上述步骤后,返回到工作簿,右键单击工作表标签,你会发现弹出菜单中任何更改工作簿结构的命令都无法使用。

(2)常用作业簿

共享工作簿意味着创建一个可以同时打开或编辑的工作簿。它放置在网络服务器或计算机上,允许多人同时读取和写入工作簿。共享工作簿时,必须首先创建共享工作簿,然后保护它,最后取消共享以使其成为常规工作簿。创建共享工作簿的步骤如下。

步骤1:打开工作簿并单击“审阅”按钮“更改”选项卡组中的“共享工作簿”按钮。

第2步。在“共享工作簿”弹出窗口中的“编辑”选项卡上,选中“允许多个用户同时编辑并允许合并工作簿”复选框。

步骤3:首先,单击“高级”选项卡的“修订选项”部分中的“保存修订记录”单选按钮,并将保存时间设置为30天。接下来,单击“更新选项”组下方的“自动更新间隔”单选按钮,并将间隔设置为三十分钟。然后,单击“用户之间的修订冲突”组中的“询问要保存哪个修订信息”单选按钮,选中“包含在个人视图中”组下的“打印设置和过滤器设置”复选框,最后单击“确定”。

第四步:在弹出的对话框中点击“确定”。

步骤5:完成上述步骤后,返回工作表您将在工作表上看到工作簿的名称显示“共享”一词。

(3)取消共享工作簿

如果您不再需要共享工作簿,可以取消共享工作簿以防止其他人随意修改工作簿内容。

步骤1:打开工作簿,然后单击“审阅”选项卡下的“编辑共享工作簿”按钮。

第2步。在“共享工作簿”弹出窗口的“编辑”选项卡上,清除“允许多个用户同时编辑”复选框并允许合并工作簿,然后单击“确定”。

第三步:在弹出的对话框中单击“是”

第四步:完成上述步骤后,回到工作簿,你会看到工作簿名称中的共享字已经被取消了。

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