用Excel高效管理电脑中的文件「附模板下载」

2024-05-14 16 0

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您是否已经被Windows文件管理困扰了很长时间?!

不知道大家是否关心Windows电脑上的文件管理方式?

Windows计算机文件嵌套在文件夹级别,文件分布并存储在不同级别的文件夹中。

这种文件管理方式在我们的日常工作中有时会很不方便。

例如下面是一个10层嵌套的文件夹,如果我们想要打开10层文件,我们需要点击鼠标N次,如下动画所示。

或者有的朋友在浏览真实文件时主动结合Windows侧导航栏。侧面导航栏可以清晰地显示文件夹的层次关系。

但是,恢复文件并不是很方便。世界长期以来一直深受Windows文件管理的困扰,因此市场上出现了各种文件管理软件。。。

但您实际上可以使用Excel非常高效地管理计算机上的多个文件!

现在以10级(甚至更多)深度嵌套的文件夹为例,使用ExcelV30文件管理神器进行文件管理的效果如下:

下面就和表弟一起来看看如何使用这个神奇的Excel文件管理工具吧。

01如何获取Excel文件管理工具

点击下面文章中的链接,下载Excel文件管理神器V30。

网上最好的文件管理工具V30

02使用介绍

这个工具非常简单,只有一个按钮即可打开。

▎演示一:一键生成文件目录

点击“更新文件目录”,在弹出的文件目录选择导航对话框中选择需要文件管理的根目录,点击确定,稍等片刻。

运行动画demo如下:

如上图所示,一键列出所选文件夹路径下所有文件的层次关系,并自动创建超链接。

▎演示2:打开文件或文件夹的链接

文件显示为图标,可以通过单击文件名打开。

单击文件夹名称可打开文件路径,单击文件夹图标可展开和折叠当前级别文件夹。

▎演示3:批量展开或折叠文件夹

您还可以启用Excel内置的组合和分层显示功能,批量将路径展开和折叠到同一级别,以提高文件管理效率。演示方法如下:

▎演示4:打开文件后自动更新目录

如果文件数量不大,且文件夹内的文件变动频繁(例如多人操作),可以在公式->名称管理器中将打开的文件设置为自动更新为“Y”,这样每次打开文件时它都会自动更新。将文件目录更新为选定的根路径。

注意:更新文件目录所需的时间取决于文件数量,如果文件数量较多,建议禁用自动更新功能,以免打开文件时速度非常慢。

▎演示5:快速搜索或定位文件

使用Excel进行文件管理的另一大优点是Excel软件附带的搜索功能。

例如,如果您需要恢复所选路径中包含“ExcelCousin”的文件或文件夹,则可以使用快捷键CtrlF进行搜索。

▎其他常见使用问题

对于其他常见使用问题,请单击标题1文章链接了解第2部分QA使用点。

03工具的局限性

由于单个Excel文件最多只有1,048,576行,如果您的文件数量非常大,超过100万个,不建议使用此工具进行文件管理。

不过,您可以根据需要,多复制几个工作簿,分别管理不同的小路径。

另外,在使用系统内置的分组、合并、展开和折叠功能时,Excel软件本身仅支持8级展开和折叠,这也是当前版本V3的限制之一。

▲8级以上目录,部分系统分组功能

一位读者朋友留言并与他的表弟讨论了这个功能。他认为这很有用。我希望当层数更多(>8)时可以使用批量展开和折叠功能。

经过一段时间的试用,我们现在已经利用VBA代码改进了这个系统软件的遗漏。

感兴趣的读者请关注Excel表哥的推文。我们将在V40中添加和完善批量展开和折叠功能,敬请期待!

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