EXCEL中必须掌握的核心功能

2024-05-14 30 0

您好,我叫declanjun,感谢您花时间阅读我的文章。

本文是我原创的《EXCEL学习笔记》系列文章之一。在这个系列中,我将与大家分享我在职业生涯中学到和总结的关于EXCEL的基础知识、技巧和窍门,以及解决实际问题的一些想法。无论你是初学者、熟练者还是专家,希望我的文章能给你一点点收获,比如新的知识点、避免陷阱的方法、工作流程等。

本文主要与大家分享EXCEL中需要掌握的核心功能。希望能够帮助刚接触EXCEL的朋友们聚焦自己的学习方向,提高EXCEL的学习效率。全文预计需要您宝贵的10分钟时间,所以让我们开始吧。

EXCEL必须解决的核心问题

在我上一篇文章《EXCEL的这些“坑”你踩过吗?(百度网)》中我说过,每一个工具软件都有其局限性,选择合适的工具来解决问题才是明智的做法。那么EXCEL适合解决什么问题呢?

从一般的角度来看,EXCEL是一个“电子表格”软件,表格的主要功能是记录数据。有很多软件带有“表格”功能。例如,WORD,它也是OFFICE包,也有表格功能。那么EXCEL有什么特别之处呢?WORD表格实际上只能用于记录和格式化,而EXCEL表格还可以用于计算。这是他们的主要区别。计算方法是什么?当然,它是数字或数据(例如,也可以计算文本内容以获得长度和其他信息)。

从实际工作的角度来看,EXCEL通常用于制作工资表、财务报表、质量统计表、各种周、月运营报告、进度跟踪表等,这些各种表格收集数据并以一定的格式或形式显示出来根据一定的计算。

从软件开发的角度来看,微软近年来在EXCEL中添加了越来越多的BI(商业智能)功能,例如POWERQUERY和POWERPIVOT。这些功能极大地增强和提高了EXCEL在数据处理和分析方面的能力。这也使得EXCEL更有可能作为一个整体的数据分析工具。如果你在网上看过一些数据分析相关的课程,你会发现很多课程都会把EXCEL中的数据分析作为第一基础章节进行讲解。

因此,我个人认为EXCEL适合解决数据处理和数据分析相关的问题。

1数据收集。

在互联网行业,数据采集已经高度自动化。有一个专业术语叫数据埋点,即在应用程序(如手机APP)的某些页面预设一些功能代码,记录用户在使用APP时产生的各种行为数据。这些数据将用于用户行为分析、运营指标分析等具体分析服务,可以改善和优化产品体验、提高用户忠诚度、提高转化率和付费率等。此外,互联网公司还利用“爬虫”程序广泛收集数据。

在传统行业,例如制造业,许多企业也使用专业的ERP(企业资源规划管理系统)系统来集成一些数据收集任务。通常有专门的ERP信息人员,负责维护ERP系统中的产品信息、物料清单数据、供应链进出库数据、生产数据、销售数据等。

在信息时代,数据甚至成为企业的资产,其重要性显而易见。相关信息系统也在快速发展,作为信息创造的第一步的数据收集也日益自动化。那么EXCEL的数据采集在这方面能起到什么作用呢?

一方面,虽然现在许多数据采集功能已经集成到各种系统中,但不要忘记系统是通用的,但需求是特定的。以传统行业的ERP系统为例。其系统逻辑是各行业通用的,无法满足各行业的具体需求。这些特定需求只能通过外部工具来实现,EXCEL在这种情况下是一个绝佳的选择。由于EXCEL极其灵活,您可以设计任何您想要的数据收集表格。

另一方面,EXCEL可以进行二次采集,即将第一方数据源的数据提取到EXCEL中。该功能可以通过新版本的POWERQUERY的功能来实现。有兴趣的朋友可以自己学习一下《PowerQueryDocumentMicrosoftDocs》,有机会我们也会分享这个内容。

POWERQUERY简介:

它可以从几乎任何数据源(文件类型:EXCEL、TXT、CSV等;数据库:SQLSERVER、MYSQL、ORACLE等;云/在线服务:AZURE等;)检索数据并处理数据(合并、分割、修改、格式转换、计算等)并将处理结果加载到E中。用于在XCEL文件或EXCEL数据模型中进行后续分析的工具。

2、数据计算。

数据计算的目的是增强和转换业务数据。例如,包括销量、销售单价、成本价。通过计算可以得到销售数量*销售单价,毛利销售金额。销售数量*成本价单价等几列附加数据。基于这些数据,可以对业务有更多的了解和判断,并可以进行进一步的统计和分析。

数据计算可以说是EXCEL的拿手好戏。从最简单的加、减、乘、除,到聚合函数SUM、AVERAGE、SUBTOTAL、COUNT等,再到条件聚合函数SUMIF、COUNTIF、MAXIF等,几乎每个用户都必须知道的函数。通过IF、AND、OR等逻辑函数以及VLOOKUP、MATCH等搜索函数,可以实现复杂的计算公式来计算业务数据。

EXCEL还提供了一些其他特殊的计算公式来支持专业领域的计算需求。例如,三角函数(SIN、COS等)、统计函数(MIN、MAX、MEDIAN、NORMDIST、VARP等)、金融函数(IRR、PMT等)。

EXCEL首先吸引我的就是这些简单的公式,再加上电子表格的自动计算,可以覆盖80%以上的计算需求。而这种“输入数据——计算结果自动更新”的模式实际上就是自动化的基本形式。在我后来的工作中,我一直践行这个想法,尽力将工作流程转变为可以自动化的东西,这让我个人受益匪浅。

3、数据统计。

如果说数据计算可以让我们获得更多的数据细节,那么数据统计可以让我们总结模式并从数据中获取有价值的信息。

例如,经过计算,我们有每个产品的销售额和毛利数据。当我们进一步统计时,我们可以发现很多隐藏的商业信息。如果统计所有客户的销售额,就可以得到客户销售额的排名,可以找到相对更有价值的客户。如果我们计算出所有产品的毛利润、销售价格和销量,通过象限分析我们可以发现,销售价格较高的产品并不一定会给我们带来更多的利润。

EXCEL中有一个专门用于数据统计的强大工具——数据透视表。可以说,掌握了数据透视表之后,基本上就可以使用EXCEL了,也可以从数据分析开始。因为掌握数据透视表意味着清楚地了解数据源的基本结构、数据统计的维度(切片)以及不同维度数据的聚合计算。

4、数据显示。

数据展示是将数据统计所得的信息以某种形式传达给读者。

一些科普文章告诉我们,人们对图形和颜色的敏感度远高于文字。通俗地说,一图胜千言。这也是数据分析最基本的原则。我们需要用更多的图形和颜色来传达从数据中总结出来的信息,以便更有效、高效地被受众吸收。从数据分析的角度来说,它属于数据可视化的范畴。在EXCEL中,条件格式和图表承担这样的功能。

条件格式可以根据单元格中的数据和指定的评估条件显示不同的格式(字体、颜色、边框、填充图案等)。

图表将数据转化为图形形式,让用户能够直观地了解数据,这比看数字有效得多,比如经典的条形图、条形图、折线图、圆环图等。图表在过去几年中变得流行。经常可以在各种公开的数据发布中看到它的身影。它将数字转化为生动的图表,更有利于公众快速了解政府想要传达的信息。

这些图表很多都是用PPT或者PS绘制的,原生EXCEL没有这些类型的图表。但经过智能设置后,EXCEL图表其实可以呈现出一些比原生图表更专业、更美观的样式。更重要的是,EXCEL图表仍然遵循“更改数据-自动更新”的自动化逻辑。因此,利用这一点,我们还可以创建可以自动更新的精美信息报告。

EXCEL要掌握的核心功能

总结一下,EXCEL中需要掌握的核心功能如下:

公式

轮盘

条件格式

图表

有更多数据分析需求的朋友还可以学习以下功能:

动力查询

动力枢轴

POWERBI(另一个软件)

对自动化感兴趣的朋友还可以学习:

编程语言

OFFICE编程模型

其他编程语言如PYTHON

每个人的实际工作环境不同,有些功能可能暂时用不到,但我还是强烈建议朋友们学习并掌握所有核心功能并了解一些高级功能。这绝对会让你在同事中脱颖而出,让你的老板更容易看到你。如果你有兴趣进入更专业的数据分析领域,EXCEL也是一个非常好的起点。

好了,这就是本文的全部内容。欢迎小伙伴们留言分享你认为的EXCEL还有哪些优秀的功能和用途。

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